Mail Merge دمج المراسلات - مشكلة التواريخ ارجو المساعدة

[aligh76]

السلام عليكم 

عند القيام بعملية دمج المراسلات تظهر التواريخ كارقام في ملف الورد على الرغم من انها مكتوبة بشكل صحيح في ملف الاكسل الذي تم اعتماده كملف اساسي للقيام بعملية الدمج ... ارجو المساعدة

[محمد ثابت]

بالتأكيد، هذه مشكلة شائعة عند دمج المراسلات من Excel إلى Word، وتحدث لأن Word لا يتعرف تلقائيًا على تنسيق التاريخ الصحيح من Excel في بعض الأحيان، ويعامله على أنه رقم تسلسلي (وهو كيفية تخزين التواريخ داخليًا في Excel).

إليك خطوات لحل هذه المشكلة:

الطريقة الأولى: استخدام محولات الحقول (Field Switches) في Word (الأكثر شيوعًا وفعالية)

1. أكمل عملية دمج المراسلات: قم بدمج المراسلات كالمعتاد حتى تظهر التواريخ كأرقام في مستند Word المدمج.
2. حدد حقل التاريخ في Word: في مستند Word المدمج، حدد الرقم الذي يمثل التاريخ (مثل 44321).
3. اضغط على Shift + F9: هذا سيحول الحقل من عرضه العادي إلى عرضه الكودي (مثل { MERGEFIELD "تاريخ_الميلاد" }).
4. أضف محول التنسيق (Date-Time Picture Switch): داخل الأقواس المعقوفة، بعد اسم الحقل، أضف محول تنسيق التاريخ. يكون بالشكل التالي:
   • للتاريخ الكامل (يوم/شهر/سنة): \@ "dd/MM/yyyy"
   • لليوم والشهر فقط: \@ "dd MMMM"
   • للتاريخ مع اسم الشهر (مثلاً: 25 مايو 2024): \@ "dd MMMM yyyy"
   • مثال: إذا كان الحقل هو { MERGEFIELD "تاريخ_الميلاد" }، فبعد التعديل سيصبح: { MERGEFIELD "تاريخ_الميلاد" \@ "dd/MM/yyyy" } أو { MERGEFIELD "تاريخ_الميلاد" \@ "dd MMMM yyyy" }
   • ملاحظة: تأكد من أن هناك مسافة واحدة بين اسم الحقل و\@.
5. اضغط على F9: بعد إضافة المحول، اضغط على F9 (أو Fn + F9 على بعض لوحات المفاتيح) لتحديث الحقل. سيتم الآن عرض التاريخ بالشكل الصحيح.
6. كرر العملية لكل حقول التاريخ: ستحتاج إلى تكرار هذه العملية لكل حقول التاريخ التي تظهر بشكل غير صحيح.
7. حفظ التغييرات في المستند الرئيسي (Master Document): إذا كنت تريد تطبيق هذا التغيير على جميع عمليات الدمج المستقبلية، قم بإجراء هذه التعديلات في مستند دمج المراسلات الرئيسي (قالب Word) قبل حفظه.

الطريقة الثانية: تغيير تنسيق الخلايا في Excel (أقل شيوعًا في حل هذه المشكلة بالتحديد)

على الرغم من أنك ذكرت أن التواريخ مكتوبة بشكل صحيح في Excel، إلا أنه في بعض الأحيان يمكن أن يساعد إعادة التأكد من تنسيق الخلايا في Excel:

1. افتح ملف Excel: افتح ملف Excel الذي تستخدمه كمصدر للبيانات.
2. حدد عمود التاريخ: حدد العمود الذي يحتوي على التواريخ.
3. انقر بزر الماوس الأيمن: اختر "تنسيق الخلايا" (Format Cells).
4. اختر "تاريخ" (Date): تأكد من أن الفئة محددة على "تاريخ" (Date) واختر التنسيق المطلوب (مثل 14/3/2012 أو 14 آذار 2012).
5. تأكد من نوع البيانات: في بعض الأحيان، قد تكون البيانات مكتوبة كنص على الرغم من أنها تبدو كتواريخ. لتجنب ذلك، حاول إدخال تاريخ جديد في خلية فارغة بالعمود الذي تريد تنسيقه، ثم اسحب مقبض التعبئة (Fill Handle) لأسفل لتطبيقه على باقي الخلايا، أو استخدم "نص إلى أعمدة" (Text to Columns) لتحويلها.
6. احفظ ملف Excel: احفظ التغييرات في ملف Excel.
7. أعد دمج المراسلات في Word: أعد تشغيل عملية دمج المراسلات في Word.

نصائح إضافية:

• تجنب نسخ التواريخ ولصقها كنصوص: إذا كنت تقوم بنسخ التواريخ من مكان آخر، تأكد من لصقها كقيم أو كتواريخ، وليس كنصوص.
• اختبار على مجموعة صغيرة: قبل دمج مستند كبير، اختبر التغييرات على مستند دمج مراسلات صغير يحتوي على بضعة سجلات فقط.
• إعادة توصيل مصدر البيانات: في بعض الأحيان، قد يساعد فصل مصدر البيانات عن مستند Word وإعادة توصيله مرة أخرى. (من تبويب "المراسلات" -> "تحديد المستلمين" -> "استخدام قائمة موجودة" ثم إعادة تحديد ملف Excel).

الخلاصة:

الطريقة الأولى (باستخدام محولات الحقول \@ "dd/MM/yyyy") هي الأكثر فعالية والأسهل لتصحيح تنسيق التواريخ في دمج المراسلات.

آمل أن يساعدك هذا الحل