تطبيق : قاعدة بيانات لغرفة المحفوظات ( متجدد)

[السوهاجى]

اريد من السادة مساعدتى على عمل قاعدة بيانات لغرفة المحفوظات بحيث المحفوظ الواحد لة مده حفظ فى الغرفة الفرعية وليكن 14 سنة تقسم على 4 سنوات فى الغرفة الفرعية ويحرك بعدها الى الرئيسية ويقضى 5 سنوات ويحرك بعدها الى دار المحفوظات ويقضى 5 سنوا وبعدها يدخل فى الاعدام   كلة حسب تاريخ انتهاء العمل بة    

بحيث يكون جمع المده على تاريخ انتهاء  العمل بة + 4 سنوات  يظهر تاريخ جديد وهو تاريخ بدء حفظة فى الفرعية  ينقل الى  الغرفة الفرعية  ثم يجمع على هذا التاريخ 5 سنوات لحفظة فى الرئيسية  وينقل الغرفة الرئيسية وهنا يظهر تاريخ جديد ايضا وهو بداية تحريكة وحفظة الى دار المحفوظات  دار المحفوظات ويجمع على هذا التاريخ 5 سنوات ليظهر تاريخ جديد وهو تاريخ الاعدام ويحول على  الاعدام  وبعدها يحفظ فى ورقة الاعدم كل مستند يعدم ويحذف من محتوى الغرف      واكون شاكر جدا لان هذا المنتدى علمنى الكثير  وانتظر منة الكثير 

 

[السوهاجى]

هل الموضوع صعب للدرجة دى لايوجد احد من خبراء الاكسس يرد علينا    

[السوهاجى]

للرفع

[أبو آدم]

أخي العزيز

هل تريد الجواب من الخبراء !!!

أم تقبل النقاش حتى نصل الى قضاء حاجتك باذن الله

 

وقد اختبرنا صبرك ومواظبتك ....

 

........

[السوهاجى]

نعم اخى اقبل النقاش  لانة هادف  واقصر الطرق للوصول للحلول وشكرا على ردك  اخى الكريم

[أبو آدم]

أخي العزيز

ما قمت بوصفه شيئ أنت تعرفه بشكل دقيق ، وبتفاصيله الصغيرة

ولكن البنية التي تفكر بتشكيل قاعدة البيانات عليها، لم تصلني

وصلتني التفاصيل الدقيقة لترحيل المستندات عبر السنوات ثم اعدامها

ولكن يلزمنا ان توصل لنا بقاعدة ترفقها بنية العمل الذي تفكر به لنتمكن من مساعدتك بالتفاصيل

 

اذا سمحت ، ...

[السوهاجى]

اشكرك على سرعة الرد  تتكون من   جدول  الادخال  يسمى غرفة المحفوظات  بها اى مستند يدخل الغرفة  منة ويعتبر هو الغرفة الفرعية    يبنى علية استعلام  للمستندات التى تحفظ فى الغرفة الفرعية    ومنة استعلام  للغرفة الرئيسية     ومنة استعلام غرفة  دار المحفوظات   ومنة استعلام غرفة الاعدام  ( يعدم المستند بعد قضاء المده الخاصة بة ) ممكن ان يظل بها او يحذف نهائى

كل مستند لة مده وينتهى العمل بة فى المصالح والشركات  بدخل بعدها فى الحفظ  وحسب اللوائح المنظمة لغرف المحفوظات كل مستند له مده  وليكن  10 سنوات  تقسم على  4 سنوات  فى الفرعية      3 سنوات فى الرئيسية     3 سنوات فى غرفة دار المحفوظات     بعد الثلاث سنوات  يعدم  مرفق  قاغده بيانات للتوضيح

غرفة المحفوظات.rar

[السوهاجى]

اخى ابو ادم  هل وصلت البنية  ام لا

[أبو آدم]

وصلت أخي العزيز

وأنا أنظر فيها لكنني لم اتمكن من فهم بنية الجدول

ليس هناك تاريخ الاستلام للوثيقة الذي أظنه يمثل حجر الزاوية في تنقل الوثائق بين الغرف

ثم شؤال هل هناك غرف فعلية ينقل لها فعلا وتحتاج ما يذكرك بالنقل الفعلي ، أم غرف افتراضية وانقضاء فترات قانونية فقط ؟!

 

.......

[السوهاجى]

تاريخ الاستلام للوثيقة الذي أظنه يمثل حجر الزاوية في تنقل الوثائق بين الغرف  وهو حقل [تاريخ انتهاء العمل بة]

 اما باقى الحقول الذى هى يوم  شهر  سنة  ليس لة قيمة

يوجد غرف فعلية  ونحتاج الى تذكير  بالنقل الفعلى  اشكرك على مجهودك اخى الكريم واللة يجعلة فى ميزان حسناتك الذى اثق انة اثقل مما افكر

تم تعديل مارس 24, 2014 بواسطه السوهاجى

[السوهاجى]

وهذا مرفق اخر بعد حذف الحقول الغير مستخدمة فى قاعده البيانات

غرفة المحفوظات.rar

[أبو آدم]

أعذرني أخي الطيب

انا اتابع موضوعك ، ولن أنساه باذن الله

ولكنني منشغل بموضوع متشعب قليلاً ، التزمت بحله باذن الله ... فإصبر معي قليلاً ، جزيت خيراً ، وإن سبقني أحد الاخوة ففضل من الله

 

وللحديث بقية ....

 

.......

[السوهاجى]

اخى الكريم  جزاك اللة خيرا انا معك فاالصبر مفتاح الفرج ان لم اصبر فماذا انا فاعل غيرالصبر وشاكر مجهودك الطيب اخى الكريم

[أبو آدم]

أخي السوهاجي

 

تم استلام الوثيقة من الجهة المعنية بتاريخ 1/1/2014

تسجل على النظام ، وتكون على النظام تلقائيا مخزنة في الغرفة الفرعية

تخزن في الغرفة الفرعية فعلياً من 1/1/2014 ولغاية 31/12/2017

بتاريخ 1/1/2018 تنقل للغرفة الرئيسية فعلياً ، وينقل قيد الوثيقة من الغرفة الفرعية الى الغرفة الرئيسية ، وتخزن في الغرفة الرئيسية من 1/1/2018 ولغاية 31/12/2020

بتاريخ 1/1/2021 تنقل لغرفة دار المحفوظات فعلياً ، وينقل قيد الوثيقة من الغرفة الرئيسية الى غرفة دار المحفوظات، وتخزن في الغرفة من 1/1/2020 ولغاية 31/12/2023

بتاريخ 1/1/2024 تنقل لغرفة إعدام المحفوظات ويجري عليها هناك المقتضى القانوني

 

أخي العزيز السوهاجي

هل هذا الترتيب سليم ( إن كنت قد أحسنت الفهم عنك )

 

بانتظار تعليقك

 

وشكرا

[أبو آدم]

تنويهات هامة لتجنب معيقات لاحقة :

يفضل تجنب إستخدام الأحرف العربية في اسماء الجداول ، والاستعلامات و التقارير والنماذج

يفضل تجنب إستخدام الاحرف العربية في اسماء الحقول للجداول

 

لذا سيتم بعد إذن الأخ السوهاجي تعديل ما يلزم

 

......

[أبو آدم]

سؤال :

هل فترات بقاء الوثائق في الغرف متشابهة أم كل نوع له مدة مختلفة عن الأخرى ، و التالي فترات الاحتفاظ الاجمالية تختلف ؟!

[السوهاجى]

اخى العزيز  الترتيب صح 

تخزن في الغرفة الفرعية فعلياً من 1/1/2014 ولغاية 31/12/2017

تنتقل للغرفة فى ذات التاريخ المنتهى اى 31/12/2017 يطبق هذا على كل الغرف

عدل مايلزم اخى الكريم

كل نوع لة فترة مختلفة فى الحفظ فى الغرف

[أبو آدم]

قيد النظر حسب التفرغ

[السوهاجى]

اخى العزيز ابو ادم لعل المانع خير  هل التاخير فية خير ام        احب الاطمئنان  

[أبو آدم]

الخير كله بوجهك الطيب

ارفق لي جدولا او كشفا بأنواع الوثائق ( ليس كلها بل فئاتها ) مع توضيح عدد السنوات الاجمالي للحفظ وعتفصيل عدد السنوات في الغرف

لاستطيع استكمال التصور و التطبيق

 

شكرا

[السوهاجى]

اشكر سعة صدرك وطول بالكم اخى ابو ادم الكريم   الذى ادين لة بالفضل الكبير  مرفق الكشف مع بعض التوضيحات   حياكم اللة 

2المحفوظات.rar

[أبو آدم]

الفضل لله ، وانما نحن إخوة وعباد مسخرون لقاء الحوائج فضلاً من الله

 

قيد الاجراء و النظر ...

[أبو آدم]

أخي السوهاجي

دعنا نستغل فترة تواجدك حاليا في المنتدى للحصول على بعض الاجابات السريعة

حين تستلم مجموعة من الوثائق من نوع واحد و لنقل ( ملف صور مكاتبات )

ولديك في الغرفة أكثر من ملف سابق لتواريخ اخرى ولكنها في نفس الغرفة ومن فترة قريبة ،

كيف تميز بينها ، هل هناك ترميز او ترقيم ؟؟

 

منظومة الوثائق التي يتم استلامها لا بد ان يتشكل لها شخصية معينة وتأخذ رقماً او ترميزاً يميزها عن غيرها المماثل لها و المختلف عنها ، وهذا يشار اليه بالرقم التعريفي Identification number ، وهذا الرقم يمكن ان نتعامل معه بطريقين ، فإما ان نجعل النظام يحدده عموما أو بضوابط خاصة ، او ان نحدده نحن ونجعله معلومة تضاف لسجل هذا الملف او منظومة الوثائق.

 

بإنتظار الرد

[السوهاجى]

اخى معذره خرجت دون العلم بوجودك اسف للغاية  لم اقصد ذلك

 

لتميز الملفات المتشابهه مثلا   ( ملف صور مكاتبات 2009 ) ( ملف صور مكاتبات 2010 ) وها كذا

اما اذا كان البرنامج يعطى رقم  فريد  فذلك خير كثير  ويتم ميكنة كل مستند يدخل الغرفة ويعض هذا الرقم  ويتم البحث عن طريقة او باسم الملف

 

 

اخى فعلا اودين لك بالفضل انت فتحت افاق جديده لفكرى  شاكر جدا اخى  اسعدك الله وبارك فيك المولى عزوجل وجعل كل هذا فى ميزان حسناتك

[أبو آدم]

نقدر للاخوة صبرهم ، ونسأل الله ان يعيننا و إياكم

 

أخي السوهاجي

سأعيد ترتيب وتنسيق العمل

وسأرفق لك مراحل العمل

 

شكرا