درس : استيراد وتصدير الملفات في اوتلوك

[طالبة علم2]

استيراد وتصدير الملفات:

الجزء الأول : تصدير الملفات:

ماذا يعني تصدير الملفات ؟
ان تنقل معلومات من الأوتلوك الى ملف بحيث يستطيع أي برنامج آخر الاستفادة من هذه المعلومات .

متى تحتاج الى تصدير الملفات ؟

تحتاج لتصدير الملفات في عدة حالات منها :
- ان تنقل معلومات من الأوتلوك الى وورد أو اكسل ( مثلا معلومات قائمة بيانات الاتصال لديك )
- ان تحتفظ بالمعلومات على سبيل الاحتياط في ملف .

الآن ..كيف تبدأ بالتصدير ؟

اذهب الى file ثم export and import اختر export to file اختر next

الآن ستظهر لديك عدة خيارات ..سأشرحها بالتفصيل :
Comma Separated Values.- :
تستخدم هذا الخيار عندما تريد نقل المعلومات الى برنامج وورد أو بوربوينت، فيمكنك من الحصول على ملف تكون فيه المعلومات منفصلة عن بعضها بواسطة فاصلة ، مثلا لو كنت تريد تصدير قائمة بيانات الاتصال لديك ، فستظهر لك المعلومات في الملف المصدر على هذا النحو :
ContactName , Business TelephoneNumber-
وهذا يساعدك لاحقا عندما تفتح الملف على وورد او بوربوينت في فهم المعلومات بطريقة مرتبة دونما تداخل فيما بينها .

Tab Separated Values- :
نفس الخيار السابق ، ولكن هنا ستكون المعلومات منفصلة عن بعضها بواسطة tab ، ستظهر البيانات على هذا النحو :
ContactName BusinessTelephoneNumber

Personal Folders file- :
تستخدم هذا الخيار اذا أردت الاحتفاظ بالمعلومات لاسترجاعها لاحقا في الأوتلوك .
وسينتج لديك ملف من نوع pst .

Microsoft Access- :
لاستخدام الملف لاحقا في برنامج Access

Microsoft Excel- :
لاستخدام الملف لاحقا في برنامج Excel

اختر next سيطلب منك الآن اختيار المجلد الذي ستقوم بالتصدير منه ( أي ستنقل بياناته الى الملف )
اختر المجلد الذي ترغب به ، واضغط next
الآن ستحدد المكان الذي تريد تخزين الملف فيه ، اكتب اسم ومسار الملف ، او اضغط زر browse لتحدد المكان الذي ستخزن فيه الملف .

اختر next ثم finish . هذا اذا كنت تريد اظهار جميع حقول البيانات للمجلد الذي قمت باختياره ، مثلا اذا اخترت تصدير مجلد قائمة بيانات الاتصال وتريد ان تصدر معلومات كل الحقول ( الاسم الاول والأخير ومعلومات الهاتف ومعلومات العمل ..الخ ) فستختار finish

اما اذا أردت ان تحدد تصدير بيانات حقول معينة فقط من المجلد الذي اخترته ، مثلا تريد فقط أن تصدر الاسم الأول ورقم الهاتف ، حينئذ اضغط على زر map custom field الذي سيمكنك من اختيار حقول معينة .
على النافذة الآن يظهر لك جزئين : from , to
اذهب الى يمين النافذة عند جزء to وضغط زر clear map ليمسح لك كل الحقول ، ثم قم بعمل سحب لأي حقل تريد اظهاره من اليسار من جزء from ، اسحبه الى اليمين عند جزء to
عند انتهائك من سحب الحقول التي تريد اظهارها اضغط زر ok

ثم اضغط زر finish

وبهذا تكون انتهيت من تصدير الملف الذي ترغب به .

[serag777]

مشكور اخى الكريم لك تحياتى