ارشفة الخطابات ( الصادر والوارد ) الارشفة الاليكترونية document management system

[ابو جودي]

اعرف ان الموضوع تناوله الكثير من قبل 

ولكن بصراحة لا يملئنى الرضا لما تم طرحه فانا اسعى لاعلى درجات الكمال

واتمنى أن يكون هذا الموضوع مختلف من طريقة التناول للموضوع والطرح لنقاطه وصولا الى التنفيذ خطوة خطوة

وعلى استحياء اطلب دعم اساتذتنا الكرام مع علمى المسبق انهم يقدمون الغالى والنفيس ولا يبخلون اسأل الله تعالى لكم الصحة والعافية والسعادة والقبول

 

 

تم تعديل أبريل 10, 2019 بواسطه ابا جودى

[ابو جودي]

اولا النقاط التى افكر بها

طبعا القاعدة سوف تكون مقمسة الى قاعدة امامية واخرى خلفية

- الحصول على التاريخ والذى سوف يتم الحصول عليه من جهاز القاعدة الخلفية دائما فلا احبذ كتابته يدويا لعدم التلاعب 

- البدء بالترقيم سنويا على ان يكون للصادر ترقيم مخصص غير الوارد وكل منهم يكوم على الشكل الاتى الوارد  >--> و - 2019/1     |    الصادر >-->  ص - 2019/1

-الادارة دائما تنقسم الى الاتى ( الادارة العيا - ادارة الانتاج - ادارة دعم الانتاج )  اريد ان يتم الحفظ للوثائق على هذا الاساس يتم احيانا التحويل للخطابات بيم الادارات المختلفة

- هناك اقسام داخلية لكل ادراة يتم التحويل من الادارة اليهم والعكس 

- بناء على النقطتين السابقتين سوف يكون لكل قسم قاعدة لا يرى الا المراسلات المحوله اليه فقط والتى لم تغلق بالرد منه وكذلك كل مدير يرى مراسلات ادراته فقط الداخلية والخارجية

- امكانية ارتباط الصادر بالوارد او العكس ان تطلب الامر ذلك وذلك ان اردنا متابعة الموضوع من بدايته الى نهايته مرورا بكل وثيقة تم تصديرها او وردت تخص هذا الموضوع

-متابعة الوثائق التى تحتاج وتطلب متابعة خطوة بخطوة مع وجود الية التذكير دائما بما يحتاج الى المتابعة

-توحيد الجهة المرسل اليها او الوارد منها لكل من الصادر او الوارد فتكتب الجهة داخل القاعدة مرة واحدة 

- الحفظ والارشفة بالتكويد والترميز لسخولة الوصول الى الوثائق المادية من امكان الحفظ بسرعة وسهولة

- الحفظ للوثائق وارشقتها برمجيا بمسحها ضوئيا بالترميز pdf 

-انشاء قاعدة خلفية سنويا برقم العام فيكون لكل عام قاعدة تخصة ويمكن الارتباط باى قاعدة لاى عام مسبق بدون تدخل من المستخدم 

- طبعا الباك اب  والاسترجاع 

 

هذا ما يجول بخاطرى الان

 

 

اولا هل نسيت طرح شئ او هل نحتاج الى اضافات غير ما ذكرتها للوصول الى اعلى درجات الكمال قبل البدء فى التنفيذ بناء على ضوء ما تم سرده  او سوف يتم طرحه

 

 

تم تعديل أبريل 10, 2019 بواسطه ابا جودى

[ابو جودي]

فى انتظار رد الاساتذة على الخطوة الاولى من المشروع

التحليل للبرنامج

تم تعديل أبريل 11, 2019 بواسطه ابا جودى

[SEMO.Pa3x]

وعليكم السلام.

ممكن تشرح فكرة البرنامج بصورة اسهل ( يعني اشرحه كـ امثلة من الواقع )

يعني انا فهمت من شرحك انك تريد عمل اشبه ببرنامج التواصل الاجتماعي مثلا ( فيسبوك )

بأرسال الكتب الصادرة والواردة والتخاطب بين الشعب والاقسام مع ظهور التنبيهات مثلا ( لديك بريد من القسم الفلاني )

اذا كنت فاهم شرحك خطأ صححلي

ماذا تقصد بـ

اقتباس

طبعا القاعدة سوف تكون مقمسة الى قاعدة امامية واخرى خلفية

 

[ابو جودي]

حاضر استاذ @SEMO.Pa3x 

- القاعدة مقسمة اى سوف يكون هناك قاعدة على جهز كمبيوتر على شبكة محلية وسوف لن يكون بها الا الجداول فقط وهذه هى القاعدة الخلفية
وقواعد بيانات اخرى اى ما تسمى بالقواعد الامامية وتكون مرتبطة بجداول القاعدة الاولى ( قاعدة الجداول الخلفية)

اولا للسكرتارية وهم الادمن  - ثانيا المدير العام - ثالثا مدير الانتاج - رابعا مدير دعم الانتاج - خامسا باقى الاقسام

- مما سبق ينبغى عمل صلاحيات للدخول لكل مجموعه وليس لكل فرد

-ليس قاعدة مراسلات تشبه الفيس بوك على وجه العموم وان كانت سوف تحتوى على جزء شبيه بذلك

اما بالرد على النقطه ( يعني اشرحه كـ امثلة من الواقع )

انا فعلا اقوم بتصميم هذه القاعدة لتستخدم فى عملى وسوف اجعلها ضمن مكتبة الموقع ومفتوحة ان شاء الله لتكون علم ينتفع به ان شاء الله لكل من شارك ولى ان شاء الله ونسأل الله تعالى الرضا والقبول

ببساطة

*تأتى المراسلات مع ساعى من ادارات خارجية مختلفة على هيئة وثائق ومستندات من ورقة الى عدد لا نهائى
هنا تسمى مراسلات واردة تأخذ رقم خاص لا يتكرر مثل  2019/1 .... 
يتم توزيعها داخليا على حسب الاختصاص للمدير العام او لمدير الانتاج او لمدير دعم الانتاج

- قد تكون هذه المعامله انتهت الى ذلك بعد الاطلاع عليها وتحفظ وقد تكون معاملة جارية وتحتاج الى متابعة بالرد فى خلال فترة زمنية وليكن 7 ايام
- وقد تكون هذه مرتبطة بمراسلة من قبل 

*عندما يتم الرد نرسلها كذلك من خلال مندوب الى ادارات خارجية مختلفة وهنا تسمى هذه المعاملة صادر كذلك تأخذ رقم فريد وينطبق عليها مثل ما سبق كذلك

- احيانا يقوم المدير العام الى تحويل الموضوع الوارد الى مدير الانتاج للرد والافادة واحيانا يقوم مدير الانتاج بتحويل الموضوع الى احد الاقسام لاتخاذ ما يلزم ويقوم بالرد مرة اخرى

وعندما ينتهى الموضوع يتم حفظه صورة ضوئية كمستندات

اريد تحويل كل ذلك الى قاعدة بيانات للارشفة والحفظ البرمجى كسوفت كوبى لسهولة وسرعة ودقة الوصول الى المعلومة 

 

 

تم تعديل أبريل 11, 2019 بواسطه ابا جودى

[SEMO.Pa3x]

حسنا، اسمح لي بطرح المزيد من الاسئلة كوني لم اتعامل سابقا مع هكذا نظم.

 

اقتباس

*تأتى المراسلات مع ساعى من ادارات خارجية مختلفة على هيئة وثائق ومستندات من ورقة الى عدد لا نهائى
هنا تسمى مراسلات واردة تأخذ رقم خاص لا يتكرر مثل  2019/1 .... 
يتم توزيعها داخليا على حسب الاختصاص للمدير العام او لمدير الانتاج او لمدير دعم الانتاج

 

 

بعد اطلاع المدير العام عليها اين ستذهب الى من؟ اقصد من سيطلع عليها بعد المدير ؟

وباقي الاقسام كذلك , مثلا مراسلة خارجية لمدير الانتاج بعد اطلاعه عليها اين ستذهب ؟ من سيطلع عليها بعده؟

 

 

لو سمحت اشرح لي هنا اكثر

 

اقتباس

- قد تكون هذه المعامله انتهت الى ذلك بعد الاطلاع عليها وتحفظ وقد تكون معاملة جارية وتحتاج الى متابعة بالرد فى خلال فترة زمنية وليكم 7 ايام
- وقد تكون هذه مرتبطة بمراسلة من قبل

 

 

ثانيا:

 

اقتباس

*عندما يتم الرد نرسلها كذلك من خلال مندوب الى ادارات خارجية مختلفة وهنا تسمى هذه المعاملة صادر مذلم تأخذ رقم فريد وينطبق عليها مثل ما سبق كذلك

 

كيف يتم الرد هل هو بكتابة توقيع على الاوراق او ختم, او يتم الرد بطباعة كتاب من قاعدة البيانات مثلا:

نرفق لكم ردنا على كتابكم ذو العدد 11 بتاريخ كذا...الخ

 

بالنسبة لحفظه كـ صورة ضوئية فهذا امر يسير جدا ، ممكن اخليها تحفظ صورة صورة او دفعة واحدة بأستخدام الفيدر ( Feeder )

[ابو جودي]

عد اطلاع المدير العام عليها اين ستذهب الى من؟ اقصد من سيطلع عليها بعد المدير ؟

وقد تكون هذه المعامله انتهت الى ذلك بعد الاطلاع عليها وتحفظ وقد تكون معاملة جارية وتحتاج الى متابعة بالرد فى خلال فترة زمنية وليكن 7 ايام
- وقد تكون هذه مرتبطة بمراسلة من قبل

لو كانت انتهت اى لا تحتاج الى رد من ادارتنا الى الجهة الخارجية التى ارسلتها الينا  او متابعة منا لاى سبب
ترجع الى السكرتارية ليتم تصوير الوثائق وحفظها
ان كانت محولة من المدير العام الى مدير الانتاج سيطلع عليها مدير الانتاج ويقوم بالرد ويتم تحويلها الى مدير عام الادارة مرة اخرى وعندما تنتهى تأخذ مسار الحفظ

اه نسيت ذكر شئ مهم عندما تأتى المراسلات من خارج الادارة على هيئة عدد من الاوراق يتم تداولها داخيل على هيئة cover letter نموذج معتمد يتم يشرح مضمون الموضوع من خلاله

اى ان التعاملات داخل الادارة تتم على نمورد ال cover letter حتى انا الرد ان كان يستوجب من الادارة ردا على اى مرسالة يتم كذلك على نموذج cover letter + صورة من الموضوع المرسل

وقد تكون مرتبطه اى اننا مثلا واجهتنا مشكلة ما فى نقص قطع غيار نراسل ادارة خارجية مسئولة عن ذلك  مثلا المراسلة اخذت رقم صادر 2019/18 وكانت المراسلة فى تاريخ 2/3/2019

ثم قامت هذه الجهة بالرد علينا فى تاريخ  4/3/2019  هذا الرد يتم تسجيله بالرقم المسلسل تبعا لدور فى الوارد وليكن مثلا   2019/118 

سوف نعاود الرد مرة اخرى فيأخذ رقم صادر جديد وهكذا

ولكن فى كل مره أصل المعاملة كان  

رقم صادر 2019/18  ويتم ذكر ذلك فى كل مراسلة بناء على الموضوع .......    و   .................رقم صادر 2019/18...........

فعندما نحب جمع كل المعلونات عن موضوع له اكثر من مراسلة سواء صادرة من الادارة او واردة اليها نبحث عن  الاساس  وهو رقم بداية الموضوع سواء كان صادر او وارد

 

 

كيف يتم الرد هل هو بكتابة توقيع على الاوراق او ختم, او يتم الرد بطباعة كتاب من قاعدة

يتم الرد بكتابة توقيع على الاوراق او ختم

 

ولكن كل المعاملات سوف يتم تسجيلها على القاعدة وفى الاخر مع الحفظ سوف يتم سخب كل المرفقات ضوئيا وحفظها برقم المعامله شواء كانت صادرة او واردة

 

[ابو جودي]

طبعا وقطعا ان لا اطلب تصميم القاعدة من الاف الى الياء انما اولا 

المناقشة فى الية العمل ثم التحيليل الموضوع

ثم وضع الاهداف

ثم ان شاء الله بناء على كل ما سبق اصمم خطوة خطوة منفصلة بذاتها وعرضها للاطلاع وابداء الراى من الاساتذة الافاضل

وان تعذرت فى تنفيذ شئ اطلب من اساتذتى يد العون 

وسوف ارفع كل خطوة منفصلة بذاتها وبعد الانتهاء من النقاش حولها ان شاء الله ارفع القاعدة تباعا مجمعه بكل نقاط التصميم التى سبقت وتم الاتفاث عليها ان شاء الله 

تم تعديل أبريل 11, 2019 بواسطه ابا جودى

[SEMO.Pa3x]

حسنا جدا , الطريقة تحتاج الى فنجان قهوة ومجموعة اجهزة مربوطة بشبكة داخلية ( Share Local )

 

عزيزي, مختصر الطريقة:

تحتاج لمجموعة من الاعمدة وتكون نوع بياناتها Yes/No قيم منطقية

كل عمود يعرض البيانات لشخص مثلا لو وضعت على الكتاب Yes للمدير تذهب له وهكذا للباقين.

 

 

خلي افضى شوي واشرحلك اكثر.

[ابو جودي]

طيب بص استاذى العزيز @SEMO.Pa3x  

اولا بالهناء ع فنجان القهوة والله ما قصرت
لكن خليك شوية من الشبكة ومجموعة الاجهزة وكمان التفكير فى الية العمل لنموذج فى منتصف الطريق خلينا نبدأ من أول السلم 
اولا التفكير المنطقى معطيات ومخرجات البرنامج ومنها التحليل الموضوعى والذى بدوره ينقلنا الى الجداول باسمائها ومتطلباتها والحقول بداخلها وخصائصها 

ثم التصميم لجزئية جزئية جزئية وبناء الكائنات التى سيتطلبها الامر من استعلامات ونماذج وتقارير وموديولات انا من قبل حاولت العمل وبدات بدون التحليل المنطقى الذى انا بصدده الان وخربت معى الدنيا 

تم تعديل أبريل 11, 2019 بواسطه ابا جودى

[SEMO.Pa3x]

معطيات البرنامج انت تحددها لانك ادرى بمعلومات الكتب الصادرة والواردة

يعني مثلا العدد, التاريخ...الخ ماهي المعلومات التي لديك قم بسردها للصادر والوارد

[ابو جودي]

طيب بص يا استاذى العزيز

اولا الصادر 
ـــــــــــــــــ

--الجهة الصدار إليها
-الموضوع
-رقم الصادر
-تاريخ الصادر
-عدد المرفقات
-الحالة
-تاريخ متابعة الصادر ان كان يحتاج للمتابعة
-رقم الموضوع المرتبط به سواء كام صادر او وارد
-ملاحظات
-المرفقات من المسح الضوئي
------------------------------------------------------------------------------------------
ثانيا الوارد
ـــــــــــــــــــ
-الجهة الوارد منها
-رقم صادر الجهة
-الموضوع
-رقم الوارد
-تاريخ الوارد
-عدد المرفقات
-الحالة
-تاريخ متابعة الصادر ان كان يحتاج للمتابعة
-ملاحظات
-المرفقات من المسح الضوئي

 

اعتذر لاثقالى على كاهلكم استاذ @SEMO.Pa3x 

وكما قال والدى الحبيب واستاذى الجليل ومعلمى القدير الاستاذ @ابوخليل 
المشروع يجب ان يبنى لبنة لبنة ,, وعلى نار هادئة .

[SEMO.Pa3x]

طيب , خلينا بالوارد واترك الصادر لما بعد.

 

اقتباس

ثانيا الوارد
ـــــــــــــــــــ
-الجهة الوارد منها
-رقم صادر الجهة
-الموضوع
-رقم الوارد
-تاريخ الوارد
-عدد المرفقات
-الحالة
-تاريخ متابعة الصادر ان كان يحتاج للمتابعة
-ملاحظات
-المرفقات من المسح الضوئي

 

اول شخص يطلع على الكتب ثم يوزعها حسب فئاتها من هو ؟ كتب السكرتير او من؟ بحيث يعطي لكل شخص كتبه الخاصه

الكتب الخاصة بالمدير العام والكتب الخاصة بمدير الانتاج ... الخ

[ابو جودي]

هل ما وصفته لحضرتك من الية العمل تناسبه هذه الحقول ام سنكون فى حاجة الى أخرى

للعلم لا يوجد اصلا نظام الموضوع يتم من خلال دفاتر وتسجيل يدوى ليس الا انا من تطوعت لعمل هذا المشروع ان شاء الله

اول شخص يطلع على الكتب ثم يوزعها حسب فئاتها هو مكتب السكرتاره
قد يكون شخص ما من اصل اربع اشخاص

ولكن حتما هناك شخص واحد مسئول ضمنهم

[SEMO.Pa3x]

1 دقيقه مضت, ابا جودى said:

هل ما وصفته لحضرتك من الية العمل تناسبه هذه الحقول ام سنكون فى حاجة الى أخرى

للعلم لا يوجد اصلا نظام الموضوع يتم من خلال دفاتر وتسجيل يدوى ليس الا انا من تطوعت لعمل هذا المشروع ان شاء الله

 

اقتراحي:

 

تسلسل الكتب

التاريخ

اسم الدائرة او المركز او الشركة..الخ

رقم الكتاب

تاريخ الكتاب

الموضوع

[ابو جودي]

تسلسل الكتب

هو رقم الصادر  يبدا من     ص- 2019/1  للعام 2019  وينتهى بنهاية العام
او رقم الوارد    يبدا من        و- 2019/1  للعام 2019  وينتهى بنهاية العام

اسم الدائرة او المركز او الشركة..الخ 

هو الجهة الوارد منها
او الجهة الصادر اليها او المرسل لها

وفى هذا السياق
مطلوب توحيد الجهة لكل من الصادر او الوارد بحيث تكتب مرة واحدة ولا يتم تكرارها بصورة صحيحية او حتى بصورة خاطئه

تم تعديل أبريل 12, 2019 بواسطه ابا جودى

[ابو جودي]

من أهم مميزات النظام الذى احلم ببنائه
السرية والتحكم بالملفات بموجب الصلاحية للمستخدمين وإمكانية إخفاء بعض الملفات عن بعض المستخدمين
دعم التوثيق (Auditing) الذي تم على كل كتاب و أي عملية تمت عليها بأي تاريخ و من أي مستخدم

إمكانية تعريف حقول الفهرسه لكل انواع الوثائق بشكل مرن وسهل وبدون ادنى تدهل من المستخدم
إمكانية ربط التعريف برقم العام الحالى على ان يتم البداء اليا من العام الجديد

إمكانية جلب الوقت والتاريخ والذى ستترب عليه الحطوة السابقة  من جهاز محدد على الشبكة المحلية لتلاشى اى اخطاء
إمكانية البحث عن اى كتاب وسهولة الوصول له وكل الموضوعات او الكتب المرتبطه بها 
إمكانية عرض الوثائق بشكل سهل بعد البحث وامكانية معالجتها من الشوائب ان وجدت وبمعايير محدده تبعا للصلاحيات المعطاه

إمكانية تحديد اماكن تخزين الملفات .

إمكانية معالجة الوثائــق من حيث تحميــــل اكثر من وثيقة مرة واحدة بالمسح الضوئي للوثائق بالكامل رقميا بالمقاييس الدولية وتخزينها وادارتها.
إمكانية عرض الملفات من أي جهاز على الشبكة.

 
إمكانية نظام مراسلة داخلي للتواصل بين الإدارات والأقسام
إمكانية تحويل الكتاب داخليا بين الإدارات والأقسام

إمكانية التذكير يوميا بالكتب التى تحتاج الى متابعة 
إمكانية تسجيل المتابعة خطوة بخطوة لكل كتاب حتى الانتهاء منها واغلاقه

إمكانية التنقل بين قواعد جداول السنوات السابقة والارتباط بها اليا دون تدخل من المستخدم وقت الحاجة الى ذلك

إمكانية النسخ الاحتياطى واسترجاعه اذا دعت الحاجة

إمكانية هههههههههههههههه تعبت ده اللى جه ع بالى لحد دلوقتى

[ابو جودي]

المحاور الرئيسية التى اتمنى ان نتناولها ان شاء الله:
• مفهوم الأرشفة الإلكترونية بناء عليه يتحدد 
• التخطيط والمتطلبات لإنشاء مشروع أرشفة إلكتروني من حيث 
• تصور عملي للتجهيزات ( قاعدة بيانات الجداول  )  ثم
• نماذج وكائنات لتطبيق الخطوات المراد الوصول بها الى النتائج المرجوة والمخرجات المطلوب من المعالجة الالية للبيانات
• عملية الأرشفة والمسح الضوئي للوثائق 

[SEMO.Pa3x]

طيب، كل الذي ذكرته سهل التنفيذ.

ساعطيك رأس الخيط وانت تكفل بالبحث والتنفيذ

برنامجك الحالي الذي تروم لتنفيذه يسمى بـ الحكومة الالكترونية

حيث تكون الجداول على السيرفر او على جهاز المشاركة

وتكون قواعد البيانات على كومبيوترات اخرى لها صلاحيات معينة

اي لكل كومبيوتر صلاحيات معينة في القراءة والكتابة من وعلى الجداول.

تحتاج في الجداول لوجود اعمدة Yes/No لكل قسم ، مثلا للمدير العام, لقسم الانتاج ,, .. الخ ، مثل لو جاء كتاب او مراسلة قام بأستلامها

مكتب السكرتير قام بالتهميش عليها ثم وضع عليها Yes اما عمود المدير العام، فانها سوف تنعرض لدى المدير العام

ولا احد سواه،، بإستخدام Form_Timer ستقوم قاعدة بيانات المدير العام وحسب الوقت المعطى لها بعمل Requery للبيانات لجلبها اوتماتيكياً

بعد ظهورها لدى لدى المدير سينظر في الطلب ويختار في تحويله اما للسكرتير او لقسم معين مع ترك تهميش المدير ( ملاحظات )

 

... الخ

 

 

[ابو جودي]

طيب على بركة الله تعالى وبسم الله نبدأ فى تفكيك التصميم الى جزئية جزئية والتجميع اولا باول بعد النقاش

[أبو عبدالله الحلوانى]

السلام عليكم 

أولا أشكر أ/ @ابا جودى على فتح هذا الموضوع وهو بالأهمية بمكان فكل المصالح الحكومية وغيرها قائمة على هذا النظام البدائى فى المراسلات 

ومن عانى مثلى فى تتبع مراسالة ما خاصة لو كان الأمر متعلق بتاريخ قديم - فسيقدر ولا شك أهمية والحاجة الملحة ولوجود مثل هذه الفكرة التى يطرحا أخونا الغالى.

وأشكر لك ثانية دعوتك الكريمة للدخول الى الموضوع - وان كنت أرى أنى لست أهلا لتلك الدعوة - ولكن أحاول قدر جهدى والله المستعان

اسمحلى أولا ببعض الاستفسارات:

1- بما أن قسم السكرتارية هو من يستقبل المراسلات ثم يتم تسليمها الى الادارات المختصة بعد - فهل هناك استثناء لتلك القاعة أى أن هناك مراسلات لا يتم تسليمها الى السكرتارية بل توجه للمدير العام مباشرة أو الى جهة ما مباشرة.

2- المراسة الخاصة بجهة ما - هل هناك مختص بتلك الجهة لاستلام المراسلة أو أى شخص بنفس الجهة يمكنه الاستلام (مثلا: لو كانت المراسلة خاصة بقسم الحسابات: هل كاتب القسم هو المسئول عن استلام المراسلات أم أى شخص بالقسم يمكنه الاطلاع على المراسة واستلامها - أم مدير القسم شخصيا- ولا يمكن لأحد ما الاطلاع عليها)

3- هل ينتهى دور قسم السكرتارية بتسليم المراسلات للجهة المختصة فحسب - أم أنه يقوم بمتابعة الموضوع ( بأن تكون حالة المراسة لديه: تم التسليم - قيد التسليم - وفقط ) أم ( قيد التسليم - تم التسليم وبانتظار الرد من الجهة المختصة - تم عمل اللازم بشأن كذا وكذا...)

هذا ما يحضرنى الآن - وجزاك الله خيرا  فقد اشعلت حماستى لمتابعة الموضوع.

ولكن وفى النهاية: أقترح أن المرفقات لا تكون ضمن قاعدة البيانات, بل يتم تخزينها بمجلد بجوار قاعدة بيانات الخلفية ويتم تخزين رابط المرفق فحسب لعدم تضخم قاعدة البيانات وثقلها ووجود صعوبة فى التعامل معها.

 

[ابو جودي]

اخى الحبيب انه اشبه منتدانا هذا الحبيب بالبناء الشامخ الذى يكتمل بناءه بكل لبنه والا لن يكتمل قطعا هناك الدعائم الراسخات اساس البناء 
انتم استذتنا الافاضل الكرام دعائم البناء ونحن طلاب العلم اللبنات
نسأل الله تعالى لكم القبول وان يتقبلكل اعمالكم فى موازين حسناتكم ان شاء الله

1- بما أن قسم السكرتارية هو من يستقبل المراسلات ثم يتم تسليمها الى الادارات المختصة بعد - فهل هناك استثناء لتلك القاعة أى أن هناك مراسلات لا يتم تسليمها الى السكرتارية بل توجه للمدير العام مباشرة أو الى جهة ما مباشرة.

لا من خلال السكرتارية فقط

2- المراسة الخاصة بجهة ما - هل هناك مختص بتلك الجهة لاستلام المراسلة أو أى شخص بنفس الجهة يمكنه الاستلام (مثلا: لو كانت المراسلة خاصة بقسم الحسابات: هل كاتب القسم هو المسئول عن استلام المراسلات أم أى شخص بالقسم يمكنه الاطلاع على المراسة واستلامها - أم مدير القسم شخصيا- ولا يمكن لأحد ما الاطلاع عليها)
خلينا نقول مراسلات خارجية و مراسلات داخلية
المراسلات الخارجية تسلم لادارتنا بقسم السكرتارية ونسلمها من خلال  مندوب هذه منتهية
 

- -  ان استدعى الامر لاحد المراسلات الخارجية هذه متابعة من احد اقسام الادارة  
يتم تفريغ المراسلة اجمالا على نموذج معتمد اسمه  cover letter  عن طريق قسم السكرتارية ويتم تحويلها داخليا من خلال مندوب وتسلم للشخص التى تخصه او لرئيس القسم ثم تعود الى السكرتارية مرة اخرى

3- هل ينتهى دور قسم السكرتارية بتسليم المراسلات للجهة المختصة فحسب - أم أنه يقوم بمتابعة الموضوع ( بأن تكون حالة المراسة لديه: تم التسليم - قيد التسليم - وفقط ) أم ( قيد التسليم - تم التسليم وبانتظار الرد من الجهة المختصة - تم عمل اللازم بشأن كذا وكذا...)

يقوم بمتابعة الموضوع ( قيد التسليم - تم التسليم وبانتظار الرد من الجهة المختصة - تم عمل اللازم بشأن كذا وكذا...)

[أبو عبدالله الحلوانى]

كل شىء جيد حتى الآن

ولكن يبدو أنى لم أوضح النقطة الثانية جيدا

كنت أقصد: عندما يقوم قسم السكرتارية بتوجيه المراسة سيتم التوجيه الى( قسم كذا) أم الى (الموظف فلان بقسم كذا)

بحيث سيظهر التنبيه بالمراسلة الجديدة لكل موظف بالقسم أم لهذا الموظف بعينه ولا يمكن لأحد غيره الاطلاع عليها.

[ابو جودي]

2 ساعات مضت, أبو عبدالله الحلوانى said:

كنت أقصد: عندما يقوم قسم السكرتارية بتوجيه المراسة سيتم التوجيه الى( قسم كذا) أم الى (الموظف فلان بقسم كذا)

بحيث سيظهر التنبيه بالمراسلة الجديدة لكل موظف بالقسم أم لهذا الموظف بعينه ولا يمكن لأحد غيره الاطلاع عليها.

على اغلب العموم للقسم ونادرا ولكنه قد يحدث ان تكون للموظف ما

[أبو عبدالله الحلوانى]

اذا هذا السناريو الذى بمخيلتى عن تسلسل العمل على حسب فهمى وأرجو التصحيح للأخطاء

قسم السكرتارية أو ما يسمى ببعض الهيئات (قسم الأرشيف) يقوم باستلام الرسائل من الأقسام الداخلية أو من الجهات الخارجية ثم يقوم بتصنيف تلك الرسائل واعطائها أرقام تسلسلية ( أو ما يعرف برقم صادر بلغة الموظفين) - وتحديد درجة الأهمية لكل رسالة (لمتابعة الرد عليها) - وتحرير مسودة عامة للرسائل متعددة الأوراق - ومن ثم اعادة توزيع تلك الرسائل على الأقسام المختصة -وفقا للتصنيف الذى تم مسبقا على الرسائل- ثم متابعة هذه الرسائل بعد التسليم مع الأقسام  واغلاق حالة الرسالة بما تم من رد من القسم المختص.

بهذا سيكون القسم المهيمن على البرنامج من (ادخال البيانات الأولية- وتعديل عليها ) أو قل له نصيب الأسد فى ذلك قسم (الأرشيف - أو السكرتارية).

والآن وبعد هذا السناريو نحن بحاجة للتعامل مع تلك الكائنات 

1- الأقسام (والتى سيكون لها معرف فريد لا يتكرر)

2- المستخدمبن (المرتبطين بالأقسام ولا شك - مع وجود صلاحيات لا يمكن تعديها لكل منهم)

3- الرسائل (هنا يستوقفنى سؤال لو أن هناك خطابا بحاجة لأكثر من قسم للرد عليه ففى هذه الحالة سيتم ارسال نسخة منه لأكثر من قسم فى آن واحد- السؤال هنا من المستحسن أن نضيف لكل قسم سجل مستقل ولكن بنفس بيانات الرسالة؟ أو نجعل للوارد جدول مستقل وللصادر جدول مستقل يرتبط الجميع بالجدول العام الرسائل؟ - بحاجة لتفاعل أستذتنا الأجلاء.

رغم أنى أميل لكونه جدول واحد عام ويتم اضافة سجلات متكررة بحسب الجهة المرسل اليها.

أرجو أن يكون كلامى منطقيا حتى الآن - ان كنت لا تخالفى الرأى فسأسرد غدا أن شاء الله أسماء الحقول التى نحتاج اليها داخل الجداول.