نظام الارشفة الالكترونية (Electronic Archives System) (الصادر والوارد) والمراسلات الادارية

[عبدالله الشهاري]

بسم الله الرحمن الرحيم
نظام الارشفة الالكترونية (Electronic Archives System) (الصادر والوارد)
مقدمـــــــــة:
مع التزايد المستمر في حجم المؤسسات وما تحتوي عليه من مستندات ووثائق كثيرة، ورغبتها في تنظيم مستنداتها بطريقة آلية توفر كثيرا من الجهد والوقت والمال وتضمن الحفاظ عليها وسرعة البحث عن المعاملات وأرشفة جميع أنواع الوثائق بمختلف الأحجام كالوثائق الورقية والملفات الإلكترونية,,, ظهرت الحاجة إلى نظام الأرشفة الإلكترونية بدلا عن الارشفة اليدوية ,, وهي حلاً متكاملاً لإدارة وأرشفة الوثائق حيث يتيح البرنامج لمستخدميه إدخال وفهرسة وتنظيم واسترجاع مختلف أنواع الوثائق وتحو يلها إلى وثائق إلكترونية مفهرسة على جهاز الحاسوب وتنظيم المراسلات الادارية بين الاقسام مع دعم المرفقات. ومن خلال استخدام هذا النظام أنت تنعم بالأمان والثقة المطلقة بأن جميع الأوراق والسندات والمراسلات والاعتمادات البنكية وغيرها موجودة بأمان وخلال مدة قصيرة يمكنك الوصول الى ما تحتاجه  هذا هو الرخاء المطلوب من التقنية وهكذا أنت بشركة ناجحة.
الهدف من النظام:
تصميم نظام الأرشفة الإلكترونية هو نظام إلكتروني يعمل على حفظ ومعالجة واسترجاع الوثائق بصورة سريعة وميسرة ، حيث تعاني كثير من المؤسسات عند رغبتها في أرشفة وثائقها إلكترونيا من اختيار وتوفير نظام قوي وفعال لإدارة وثائقها وتعاني من التكاليف الباهظة لشراء نظام تجاري, و تمرير المستندات والتوجيهات الصادرة من قبل الادارة للمستخدمين وفق المهام الإدارية مما يساعد علي بناء نظام داخل المؤسسة أو الشركة يمكن من خلاله تبادل المستندات والمهام عبر النظام بالكامل ودون الحاجة الي التعامل الورقي. واعتبار الرد على التوجيه  داخل النظام هو الرد الرسمي,, مما يساعد على توفير الوقت والتكلفة. 
المميزات:
- تسهيل الانتقال الى ادارة بلا اوراق والحفاظ على البيئة الخضراء داخل المؤسسة.
- تسجيل جميع المعاملات والوثائق العادية أو العاجلة الصادرة من أقسام المؤسسة والواردة إليها وحفظها وترتيبها بشكل متطور سواء داخلية او خارجية.
- أرشفة جميع أنواع الوثائق بمختلف الأحجام كالوثائق الورقية والملفات الإلكترونية.
- إدارة نظام المراسلات الإدارية بنظام متابعة المستندات ومسار العمل.
- امكانية ربط الوثيقة الإلكترونية بموقعها بالأرشيف.
- السرعة الفائقة في البحث عن المعلومات المطلوبة ومعالجتها بسهولة تامة.
- البرنامج يدعم العمل على قاعدة بيانات oracle أو SQL Server أو Access.
- يدعم تعدد المستخدمين وإمكانية العمل من خلال شبكة الانترنت أو الشبكات المحلية. 
- التوفير المالي على المدي البعيد نظرا لتدني كلفة وحدات التخزين الإلكترونية مقارنة بتكلفة الطرق التقليدية في التخزين. 
- عدم إمكانية ضياع أو فقدان الوثائق والمعلومات بعمل نسخ احتياطية. 
- سهولة استخدام البرنامج وتطبيقاته. 
- توفير كل أنواع التقارير المتعلقة بطبيعة العمل.
- قاعدة بيانات نظام الأرشفة الإلكترونية هي المصدر الأساسي لحفظ واسترجاع أي بيانات ومعلومات عن الوثائق.
- سحب المرفقات والأوراق التابعة للمعاملة عن طريق السكانر أو الماسح الضوئي وحفظها داخل البرنامج.
- السرية والأمان عند استخدام النظام حيث يطبق النظام اعلي معايير الأمان وسلامة البيانات والمستندات وعدم الوصول إليها إلا عبر المستخدمين المخول لهم الدخول والتعامل مع المستندات مع تقديم تقارير عن المستخدمين ودخولهم للنظام.

برمجة وتطوير
م/ عبدالله الشهاري
00967775132758
abd771149427@gmail.com

مميزات برنامج الارشفة الالكترونية(الصادر والوارد)
البرنامج ينقسم إلى سبعة أجزاء:-
1 الصادر والوارد
- برنامج لتسجيل جميع الخطابات والوثائق العادية أو العاجلة الصادرة من أقسام المؤسسة والواردة إليها وحفظها وترتيبها بشكل متطور سواء معاملات داخلية او خارجية.
- يمكنك تسجيل جميع أنواع المذكرات الرسمية الصادرة على شكل ملف وورد داخل البرنامج وفتحه والتعديل عليه والحفظ داخل قاعدة البيانات التابع للبرنامج مباشرة دون الحاجة إلى فتح ملف وورد وأيضا الطباعة مباشرة إلى الطابعة المعرفة لدى الجهاز.
ويمكنك من داخل البرنامج سحب المرفقات والأوراق التابعة للمعاملة عن طريق السكانر أو الماسح الضوئي وحفظها داخل البرنامج.
- يتيح البرنامج استخراج كافة التقارير التي تلبى احتياجات المؤسسة كذلك البرنامج يقوم بترقيم آلي للمعاملات الصادرة والواردة مع تدوين تاريخها آليا.
2- الأرشيف الإلكتروني
يهدف البرنامج إلى حفظ بيانات الوثيقة مهما كان نوعها ( مذكرة - برقية - تعميم - خطاب - معاملة - محاضر اجتماعات) ومهما كانت أهميتها( سرية - عادية ) وبالإمكان حفظ صورة الوثيقة واستعراضها عند البحث عنها وطباعتها...
3- متابعة المعاملات الواردة وتحويلاتها
بعد حفظ المعاملة الواردة يمكن للمستخدم متابعتها إلى أي قسم ذهبت وما حدث عليها وتاريخ تحويلها ومن المستلم وتاريخ التسليم بمعنى أنه يقوم بفتح سجل لكل معاملة على كل ما يحدث لها داخل المؤسسة.
ويدعم البرنامج العمل على الشبكات كما يدعم طبقات المستخدمين وصلاحياتهم.
4- متابعة الخطط والاهداف
انشاء المشاريع والخطط والمهام لكل قسم حسب الفترة الزمنية,, ومعرفة الاعمال المنجزة والغير المنجزة ومؤشرات قياس اداء كل قسم.
5- المراسلات وإدارة المعاملات الإدارية 
نظام المراسلات والمعاملات الإدارية يقوم بتسجيل المعاملات الواردة والصادرة من والى جميع الجهات الحكومية وغيرها وتسجيل المعاملات الداخلية التي تنشئها الإدارات فيما بينها (داخل الإدارة)، ويقوم هذا النظام بمتابعة حركات الإحالة والاستلام والتصدير لتلك المعاملات. كما يوفر النظام مجموعة من التقارير للمتابعة والإحصائيات. 
6- بريد لكل مستخدم  
يدعم النظام ارسال و استلام الرسائل النصية او الرسائل التي تحتوي على ملفات ملحقة (صور ،  ملفات) بين الموظفين (مستخدمين النظام) دون الحاجة الى الانترنت لاستخدام البريد الالكتروني او سيرفر للبريد الاوتلوك. (Mail Server) 
7- التعميمات اليومية  
يدعم النظام اظهار التعاميم والاعلانات اليومية بشكل شريط اخباري يظهر اسفل الشاشة لكل مستخدمين النظام عند الدخول الى النظام بدلا من ارسال التعاميم الى جميع الاقسام والمستخدمين وتعليقها في لائحة الاعلانات والتعاميم.

من خصائص وإمكانيات ودعم البرنامج : 
1- النظام يحل محل الأعمال اليدوية لتوفير الوقت والجهد والتكلفة.
2- البرنامج يدعم العمل على قاعدة بيانات oracle أو SqlServer أو Access.
3- دعم جميع أنواع الماسحات الضوئية TWAIN.
4- قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت وورد, اكسل ...... الخ(
5- دعم البرنامج لأي نوع من الملفات:jpg , docx , GIF ... etc.
6- مرونة وسهولة في التسجيل والحفظ والبحث.
7- ظهور احصائية المعاملات حسب صلاحيات المستخدم الممنوحة له.
8- البحث بمعايير متعددة للوصول إلى المعاملة وكافة ملحقاتها
9- إمكانية تحويل خط سير المعاملة من قسم إلى قسم ومتابعتها
10- معرفة خط سير المعاملة
11- ظهور رسائل تنبيهية إلى القسم المسئول بوجود رسائل واردة لم يتم الرد عليها عند دخوله النظام.
12- ظهور تنبيهات بتأخر الرد على المعاملة من قبل الاقسام.
13- انشاء ملف وورد لكل معاملة صادرة للجهات وحفظها والتعديل على ملف الوورد في أي وقت وطباعة رقم المعاملة وتاريخها دون الحاجة الى كتابتها.
14- إمكانية فتح ملف الوورد في النظام مباشرة وحفظه في قاعدة البيانات دون فتح الملف.
15- يدعم البرنامج بترقيم المعاملات آليا في الخطاب إثناء الطباعة مع تدوين تاريخها اليا بدون تدخل المستخدم. 
16- إمكانية اختيار طريقة تخزين الوثائق ضمن نوعين:
a. تخزين الوثائق داخل قاعدة البيانات نفسها.
b. تخزين الوثائق داخل مجلد مستقل .
17- إمكانية طباعة المذكرة مباشرة بشكل منسق دون فتح ملف الوورد.
18- إمكانية ادراج اسم مدير الجهة في الخطاب الرسمي اليا دون فتح ملف الوورد .
19- إمكانية إدراج الجهة الصادرة في الخطاب آليا.
20- إمكانية معرفة استلام أو وصول المعاملة الواردة سواء كانت يدوي أو فاكس أو.....الخ.
21- إمكانية اختيار تنسيق الخط مع حرية التكبير والتصغير في الخطابات الصادرة ومعاينة قيل الطباعة والتوسيط وإدراج جداول ....الخ بمعنى مثل ملفات الوورد.
22- إمكانية استخدام الماسح الضوئي بحيث:
a. سحب إي وثيقة بشكل منفرد.
b. دعم السحب المتعدد للوثائق.
23- إمكانية إضافة كامل البيانات التي تخص الوثيقة بعد إضافتها للبرنامج.
24- إمكانية إضافة وثيقة جديدة لأي وثيقة موجودة مسبقا.
25- إمكانية إضافة مرفقات خاصة بأي وثيقة كملفات أيضا بحيث تستطيع استعراض و
التعامل مع المرفقات.
26- معرفة ومتابعة تحويل الوثائق بين الأقسام الخاصة بالمؤسسة.
27- دعم عمل إصدارات للوثيقة عقب إي تعديل بقصد المتابعة و المراجعة.
28- عمل و إضافة تنبيهات تخص إي وثيقة للتنبيه لأي أمر.
29- معرفة المعاملات المكتملة والمنتهية.
30- معرفة المعاملات المعلقة.
31- تقرير يومي بما تم ترحيله من المعاملات بشكل يومي.
32- استخدام البحث المحدد و الغير محدد.
33- إمكانية نسخ نص الوثيقة ولصقها بوثيقة جديدة مع التعديل.
34- إمكانية الاستعلام و البحث عن إي وثيقة وفق إي معيار من البيانات التي تم
استخدامها في الإدخال.
35- الاستعلام عن خط سير المعاملة الواحدة.
36- الاستعلام و البحث عن التنبيهات المختلفة التي تمت على الوثائق المختلفة.
37- الاستعلام عن مدخل المعاملة ومن أجرى التعديل عليها.
38- الاستعلام عن تاريخ ووقت انشاء المعاملة وتاريخ ووقت التعديل على المعاملة.
39- إمكانية اغلاق ملف المعاملة ولا يمكن التعديل عليها بعد الاغلاق الا من قبل الادمن.
40- دعم موضوع تحديد الصلاحيات بين إفراد المؤسسة كل حسب موقعة.
41- إمكانية عمل نسخ احتياطي لقاعدة البيانات مع إمكانية استرداد القاعدة.
42- إمكانية دعم وربط النظام مع الفاكس آليا.
43- استخدام أكثر من عدة تقرير تفصيلي و بياني مع إمكانية دعم إرسال إي من هذه
التقارير عبر البريد الالكتروني.
44- استخدام الدعم المباشر من خلال البرنامج.
45- دعم فتح سنة جديدة وإقفال السنة الحالية.
46- -إمكانية تصفير قاعدة البيانات.
47- الحفاظ على سرية وسلامة المعلومات.
48- تطبيق النظام بما يتطلبه من اختبار وتصحيح ومراجعة للبيانات.
49- سهولة ودقة الحصول على التقارير.
50- يعمل البرنامج بنظام صلاحيات المستخدمين
51- إمكانية إضافة مستخدمين للبرنامج وتحديد النوافذ المتاحة لهم ومنعها عنهم
52- إمكانية إضافة أكثر من مسؤول يستطيع العمل على البرنامج كاملاً
53- جميع التقارير وكشوف التسليم بها مكان مخصص لرأسية التقرير بها اسم الإدارة
ومعلوماتها وادراج اسم مدير الادارة والمختص في ذيل الصفحة .
54- النسخ الاحتياطي للبيانات واستعادة النسخة بسهولة تامة
55- الأرشفة المباشرة (اليدوية)من قبل المستخدم للملفات بجميع أنواعها بغض النظر عن نوعها أو موقعها بالجهاز أو من الماسح الضوئي أو وسائل وأقراص التخزين والحفظ وتخزينها في الأرشيف في الموقع المراد والذي يحدده المستخدم.
56-  تقليل عدد الدفاتر المستخدمة لمتابعة المعاملة.
57-  المحافظة على سرية بيانات المعاملات و ذلك عن طريق منح الإدارات خصوصية التعامل مع المعاملات الخاصة بها فقط.
58-  الحصول على تقارير تفيد الإدارة العليا في اتخاذ القرار.
59-  القدرة على الاحتفاظ بحجم كبير من البيانات.

المواصفات العامة لعمليات المراسلات وإدارة المعاملات:
- التوفير في الدورات المستندية و سهولة التعامل معها.
- التكامل التام بين الأنظمة سواء على مستوى قاعدة البيانات أو واجهة التطبيق.
- تحكم أفضل على الجانب الإداري مما يؤدى إلى تقليل تكرار الأعمال.
- مستويات متعددة للسرية والمستخدمين.
- استخدام أحدث التقنيات والأدوات في تطوير البرامج.
 -إمكانية العمل من خلال شبكة الانترنت أو الشبكات المحلية. 
- استرجاع لحظي للمعلومات.
- مقارنة البيانات الحالية والسابقة لمراقبة وضمان الأداء الأمثل. 
- الدعم الكامل للغة العربية والإنجليزية.
- إمكانية إدخال البيانات ثنائية اللغة.
- تعمل تحت بيئة النوافذ.

وظائف وأغراض المراسلات والمعاملات الإدارية:
الوظيفة الأساسية لهذا النظام هو تسجيل جميع المعاملات الواردة والصادرة للإدارة وتتبع المعاملة بشكل كامل إلى إن يتم الانتهاء منها وعليه يمكن تعريف المعاملات التي يقوم النظام بالتعامل معها حسب الآتي :
 الوارد العام: وهي المعاملة التي ترد للإدارة من جهة خارجية وهذه المعاملات يتم تسجيلها بالاستقبال.
  الصادر العام: وهي المعاملات ( المراسلات ) التي تصدر من الجهة إلي جهات خارجية ،     وتكون صادرة عن وارد عام أو صادر داخلي.
 المعاملة الداخلية : وهي المعاملات التي يتم تسجيلها بأي من الادارات الداخلية.
وعليه فإن النظام يقوم بتعريف وتصنيف جميع أنواع المعاملات والمذكورة أعلاه وغيرها بحسب الرغبة وآلية العمل المتبعة في الشركة وسياساتها والتقسيم المذكور سابقا على سبيل المثال لا الحصر.

 

برمجة وتطوير
م/ عبدالله الشهاري
00967775132758
abd771149427@gmail.com

تم تعديل نوفمبر 13, 2023 بواسطه عبدالله الشهاري